Règlement intérieur
(adopté par le Conseil d’Administration du 11.12.2014)

 

Ce règlement intérieur est élaboré par le Conseil d’Administration du fonds de dotation « Fonds Khéops pour l’archéologie ».

Article 1 : Fonctionnement des instances et organes de direction

1-1 Réunions du Conseil d’Administration
Les articles 10 à 13 des statuts définissent le fonctionnement du Conseil d’administrations et les modalités de ses réunions.
La convocation aux réunions du Conseil d’Administration comporte le lieu, l'heure, la date et l'ordre du jour de la réunion, ainsi que les diverses modalités offertes pour y participer, dont les moyens de télé ou vidéoconférence.

 

Article 2 : Comité Scientifique

2 - 1 Objet et moyens d’action
Le Comité Scientifique du fonds de dotation défini par l’article 14 des statuts a pour mission d'évaluer tous les projets rentrant dans le cadre de la dotation allouée à cet effet chaque année par le Conseil d’Administration, ayant pour objet, entre autres :

Toutes les actions ci-dessus doivent en priorité faire preuve de rigueur et sérieux scientifiques et seront soumises à certaines règles :
• Pour la Recherche :

Les auteurs de projets retenus s’engagent à établir un rapport annuel. En cas d’absence ou d’insuffisance de celui-ci, le Comité Scientifique pourra proposer au fonds de dotation de ne plus subventionner le projet.

2 - 2 Déontologie
Lorsqu’un membre du comité est concerné à titre personnel, directement ou indirectement, par un dossier figurant à l’ordre du jour, il le fait savoir au Président, qui l’invite à se retirer pendant le débat et l’examen du dossier. A son retour en séance, l’intéressé s’interdit toute référence à ce dossier.
Les membres du comité sont astreints à une obligation de confidentialité sur la totalité des informations dont ils ont connaissance dans le cadre de leur mandat. Plus précisément, la confidentialité exigée porte sur : toutes les informations contenues dans les dossiers de demande d’aide, tous les débats et délibérations des séances du comité, tous les montants proposés à l’issue des séances.
Le cas échéant, un membre du comité ayant été contacté directement par un demandeur, fait connaître ce contact au comité au moment de l’examen du dossier.

2 - 3 Composition
Le Comité Scientifique, défini par l’article 14.2 des statuts, est formé de personnalités françaises et étrangères reconnues pour leur excellence dans les domaines d’activité du fonds de dotations. Leur nombre est limité à cinq membres.

2 - 4 Président et Secrétaire
Le Comité Scientifique désigne parmi ses membres un Secrétaire. Le Secrétaire dresse procès-verbal des réunions du Comité Scientifique et l'adresse, accompagné des projets, au Conseil d'Administration du fonds de dotation pour approbation (voir art. 2-8).
Le Président du Comité Scientifique peut être invité, en sa qualité, à assister aux réunions du Conseil d'Administration qui suivent les réunions du Comité Scientifique, sans droit de vote.

2 - 5 Budget du Comité Scientifique
Le Conseil d'Administration du fonds de dotation détermine annuellement le budget attribué aux projets retenus par le Comité Scientifique. Ce budget est fonction des moyens disponibles du fonds de dotation.

2 - 6 Catégories des demandes présentées au Comité Scientifique
Les demandes sont réparties en deux catégories :
- Projets à caractère scientifique et bourses d’étude ;
- Demandes accessoires à des projets (dons de matériels, formations, documentation, équipements etc.).

2 - 7 Annonce et appel à projets
Une fois par an le Président du Conseil d'Administration du fonds de dotation annonce la date limite du dépôt des demandes et celle de la réponse. Il procède également à l'appel à projets par tous moyens !

2 - 8 Présentation des demandes
Les demandes sont présentées par toute personne morale ou physique auteur d'un projet conforme aux buts du fonds.
Les demandes sont présentées par écrit, motivation à l'appui, et envoyées aux Présidents du Conseil d'Administration et du Comité Scientifique, à l'adresse du siège social du fonds et à son adresse électronique.
Elles comportent l'identité complète de l'auteur, ses diplômes, titres et fonctions et précisent les lieux de réalisation du projet. Toute demande de cofinancement doit être signalée au Comité.

Les projets présentés doivent comporter une évaluation du coût de leur réalisation.
Les projets présentés au Comité Scientifique doivent pouvoir être mis en œuvre avant le 31 décembre de l'année d'adoption par le Comité Scientifique, et être justifiés sur le plan scientifique pour la catégorie concernée.
Le projet doit comporter une évaluation des éventuels surcoûts nécessités pour sa réalisation.
Tout projet qui ne remplira pas ces critères, sera rejeté par le Comité Scientifique.

2 - 9 Traitement des demandes
Pour chaque projet présenté le Comité Scientifique évaluera la pertinence du projet, la pertinence de la rédaction, la pertinence de la bibliographie (éventuellement), l'adéquation des moyens au but du projet, l'adéquation avec les buts poursuivis par le fonds de dotation.
Le Comité Scientifique procède à toutes auditions qui peuvent lui paraître utiles dans l'exercice de sa mission.
Un rapporteur est désigné parmi les membres du Comité Scientifique pour chacun des projets présentés.
L’adoption pour présentation au Conseil d’Administration par le Comité Scientifique d’un projet présenté doit être motivée sur la base des critères rappelés à l’article 2-1.
Pour chaque projet, une synthèse écrite du Comité Scientifique motivant l’acceptation ou le refus sera adressée au Conseil d’Administration pour transmission au demandeur.
La décision d'adoption est transmise au Conseil d'Administration pour validation ; elle est accompagnée des motifs d'acceptation du projet par le Comité Scientifique. Une fois adopté par le Comité Scientifique, le projet est transmis au Conseil d’Administration du fonds de dotation pour approbation et pour arrêter les modalités financières.
Le Conseil d'Administration du fonds de dotation doit arrêter le montant de la somme allouée au bénéficiaire et les modalités de versement de la somme sur la base d'un échéancier.
La date de la réponse est fixée au moment de l’appel à projet.

2 - 10 Procédure après validation par le Conseil d'Administration
Dès validation du projet par le Conseil d'Administration, une convention sera établie entre le bénéficiaire et le fonds de dotation, ayant pour objet de :
– Définir les conditions de réalisation du projet ;
– Préciser les modalités de versement de l'allocation.
Cette convention devra être signée dans le trimestre qui suit la validation par le Conseil d'Administration.

2 - 11 Demandes exceptionnelles de don
Par dérogation aux dispositions de l’article 2-5, dans le cas de demandes exceptionnelles, le Conseil d’Administration du fonds de dotation peut décider d’allouer une somme pour répondre à une demande de don exceptionnelle.
Le caractère exceptionnel est apprécié par le Conseil d’Administration qui en justifiera aux termes d’une délibération motivée.
La demande sera soumise, avant décision d’attribution du don par le Conseil d’Administration, à l’avis du Comité Scientifique afin d’apprécier l’intérêt scientifique de la demande présentée.
En cas d’avis négatif du Comité Scientifique, la décision d’attribution du don devra être motivée par le Conseil d’Administration.

2 - 12 Modalités de versement
La somme allouée, globale et forfaitaire, sera versée selon l'échéancier et les conditions définies dans la convention prévue à l'article 2-10.
En cas de non-démarrage du projet conformément à ces conditions, dans les deux ans de la notification de l’attribution des fonds, la somme allouée ne sera pas attribuée.

2 - 13 Évaluation
Les auteurs des projets retenus s'engagent à établir un rapport annuel de l'état d'avancement de leur projet, au Comité Scientifique. En cas d’absence ou d’insuffisance de ce rapport, le Comité Scientifique peut proposer au Fonds de Dotation de ne plus subventionner le projet.
À la fin des travaux, l'auteur établit un rapport définitif qui est remis au Comité Scientifique.
Toute publication ou communication destinée au public porte la mention "avec le soutien du Fonds de Dotation – Fonds Khéops pour l’archéologie".

2 - 14 Associations
Si une association présente un projet, elle doit avoir un objet et des missions rentrant dans le champ d’action défini par les statuts du fonds de dotation.
Si les versements sont effectués au profit d’un projet présenté par une association, une convention sera établie entre le fonds de dotation et cette association.
En fin de projet ayant bénéficié d’une aide, l'association établit un rapport définitif qui est remis au Comité Scientifique, justifiant de l’utilisation des sommes versées.

2 - 15 Bourses d’études
Le fonds de dotation peut attribuer des bourses d’études à des doctorants ou docteurs en égyptologie, archéologie, assyriologie…
Le dossier de demande d’attribution doit être adressé au Comité Scientifique ; il doit obligatoirement comprendre :
- le curriculum vitae du postulant ;
- la description du projet ou du stage d’études ;
- une estimation prévisionnelle des frais et des charges sociales inhérentes.
Le Conseil d’Administration approuve l’attribution accordée par le Comité Scientifique.
Une convention conclue entre le fonds de dotation et le bénéficiaire, définit les obligations mises à sa charge et les conditions et modalités de versement de la bourse.
Les bourses seront versées en une ou plusieurs fois, selon un échéancier préalablement établi et, selon l'état d'avancement du projet d’étude ou recherche.

 

Article 3 : Comité des Mécènes

3 - 1 Objet
Le Comité des Mécènes (partenaires et bienfaiteurs) du fonds de dotation, défini par l’article 15 des statuts, est formé de personnalités représentatives du monde économique. Il est composé de partenaires ayant contribué sous forme de dons ou legs supérieurs à 3 000,00 euros (trois mille euros).
Il peut être saisi par le Conseil d’Administration pour des questions portant sur l’ensemble des domaines d’activité du fonds.
Le comité peut mettre en place des commissions spécifiques à l’initiative de son président.
Ses membres sont désignés par le Conseil d'Administration pour une période de trois ans et renouvelés par tiers, tous les ans. Leur mandat est renouvelable. Leur nombre est limité à six.

3 - 2 Missions
Chaque année, le programme des actions soutenues par le fonds de dotation est présenté au Comité des Mécènes pour discussions et analyses. Un avis est émis par le Comité des Mécènes et transmis au Conseil d’Administration pour information.
Le Comité des Mécènes examine le programme de recherche de financements par le fonds de dotation sur présentation par le trésorier ou le Président du Conseil d’Administration.
Cet examen se concrétise par l’émission de toute suggestion visant à permettre l’élargissement de ces financements : partenariats avec de nouveaux mécènes, recherche de parrainages auprès de fondations d’entreprise, regroupement de mécènes pour financer par l’intermédiaire du fonds de dotation un projet spécifique – sous réserves de l’adoption du projet par le Comité Scientifique et sa validation par le Conseil d’Administration –, accès à des financements publics.
Le Comité des Mécènes peut demander au Conseil d’Administration que certains projets lui soient présentés par les bénéficiaires d’aides accordées par le Fonds de Dotation.

3 - 3 Président et Secrétaire
Le Conseil d’Administration désigne le Président du Comité des Mécènes qui est nommé pour trois ans renouvelables.
Le Président du Comité des Mécènes peut être invité en sa qualité à assister aux réunions du Conseil d'Administration qui suivent les réunions du Comité des Mécènes, sans droit de vote.

 

Article 4 : Modification du règlement intérieur
Ce règlement intérieur est susceptible d’être modifié à l’initiative du Conseil d’Administration.

A Paris, le 11 décembre 2014

Secrétaire                                                      Présidente